Оптимизация Закупок Для Строительной Компании
задача:
Определить причины длинных сроков закупок и больших складских запасов. Дать рекомендации по сокращению сроков и оптимизации функции снабжения.
клиент:
Крупная строительная инжиниринговая компания. Специализация — транспортная инфраструктура и инженерные коммуникации. Входит в 100 крупнейших компаний России.
СИТУАЦИЯ:
В компании не было отдела закупок. Закупочные процессы вели более 200 сотрудников из разных отделов. Наличие 29 различных процедур и инструкций приводило к бюрократизации и ошибкам. Бизнес жаловался на долгие сроки закупок (более 3 месяцев) и несоответствие закупаемых материалов требуемым параметрам. При приближении дедлайна, закупки проводились по высоким ценам и без сверки с остатками. При анализе остатков не было понимания где востребованные материалы, а где неликвид. Запасы составляли 2 млрд рублей и продолжали расти, но списания неликвидов не проводились.
процесс:
Сбор и анализ данных
Собрали, систематизировали и проанализировали информацию о закупках за 2 года: данные из 1С, локальные базы данных отделов, информация из открытых источников. Установили фактические затраты и сроки.
Сравнили сроки и показатели закупок аналогичных предприятий, работающих по 223-ФЗ и коммерческих компаний.
Провели 65 интервью с сотрудниками. Описали бизнес-процессы. Изучили документы компании связанные с проведением закупок и заключением договоров.
ВЫВОДЫ:
Сбор и анализ данных позволили нам увидеть полную картину по закупкам. Мы подготовили презентацию и сообщили выводы руководству. Были выявлены недостатки закупочного процесса, дублирование функций, низкая конкурентность среди поставщиков. Более 50% закупок проводились у одного поставщика. Только 1% закупок велись в электронном виде.
Обозначены проблемы оргструктуры и коммуникации. Отдел закупок неэффективно взаимодействовал с поставщиками и смежными отделами. Также было указано на отсутствие анализа цен и динамики запасов, в том числе из-за отсутствия номенклатурного справочника материально-технических ресурсов.
РЕЗУЛЬТАТЫ:
Клиент получил объективную картину по закупкам и рекомендации по исправлению недочетов в закупочных процессах.
Даны рекомендации по уменьшению:
Сроков закупок с 96 до 47 дней
Складских запасов на 38%
Штата в отделе закупок на 20%